Tuoteluettelo paperille ja webiin

Tuoteluettelon tai hinnaston sivunvalmistus voidaan nykyään toteuttaa monin eri menetelmin. Sivuntaitto käsin on edelleen yleistä, mutta automaattitaitto saavuttaa nykyään yhä enemmän suosiota mihin on useita syitä. Tuoteluettelon ja hinnaston tekeminen perinteisesti käsin taittamalla on sekä hidasta että kallista. Sen lisäksi käsin taitettu luettelo sisältää aina käsin tekemisestä johtuvia virheitä. Procus-tuotteilla voidaan tuoteluettelon tekemistä tehostaa huomattavasti ja samalla virheiden määrä vähenee.

Tuoteluettelon julkaiseminen web-sivuille voidaan tehdä monella tavalla. Joissakin yrityksissä se on hoidettu tekemällä staattisia web-sivuja, joita yritetään pitää ajantasalla. Tässä ongelmaksi muodostuu usein se, että web-sivuja ylläpitävät eri henkilöt kuin ne, jotka vastaavat tuotteiden tiedoista. Jos sivut vielä halutaan ylläpitää useammalla kielellä, niin työ muuttuu yhä haasteellisemmaksi. Lopputuloksena on yleensä tuotesivusto, jolla tietoja on vain vähän ja nekin usein ainakin osittain vanhentuneita. Useissa yrityksissä asia on kuitattu viemällä viimeisin painettu tuoteluettelo pdf-muodossa webiin. Näissä ongelmana on usein hidas latautuvuus tai jos käytetään pdf-lukijaa, niin lukuohjelmiston heikko käyttöliittymä. Tämän lisäksi tiedot edustavat sitä hetkeä kun luettelon taiton tehnyt henkilö sai tiedot, mikä tarkoittaa että tiedot ovat usein jo kuukausia vanhoja eikä esimerkiksi uusimpia tuotteita ole esillä. Paras tapa tehostaa tuotetietojen julkaisemista on tietokantajulkaiseminen.

Tietokantajulkaiseminen

Luettelon ja hinnaston tekemisen tehostaminen tarkoittaa käytännössä ennemmin tai myöhemmin siirtymistä tietokantajulkaisemiseen. Tällöin julkaistava materiaali ylläpidetään tietokannassa, josta se julkaistaan mahdollisimman suurella automaatiolla joko webiin, paperille, DVD:lle tms. Tällöin tuotetiedot ja hinnat ovat esillä juuri siinä kunnossa kuin ne ovat yrityksen tietojärjestelmissä. Kaikki tuotetietoihin tehtävät muutokset näkyvät välittömästi myös yrityksen web-sivuilla eikä erillistä tuotesivuston ylläpitoa tarvitse tehdä. Sama koskee yrityksen vieraskielisiä sivuja, jolloin tehtäväksi jää vain normaali tekstien kääntäminen kun tektejä lisätään tai muutetaan.

Myös painetun tuoteluettelon tai hinnaston valmistus on mahdollista tehdä suoraan tietokannasta. Tällöin painotuotteen tekemisaika lyhenee merkittävästi ja tuotetiedot ja/tai hinnat saadaan tuoreempina paperiluettelomuodossa asiakkaille. Tällainen automaattitaitto edellyttää toki hyvää etukäteissuunnittelua, mutta kun se on kerran tehty, niin samaa prosessia voidaan toistaa vaikka kuinka usein. Se mahdollistaa myös erilaisten osakokonaisuuksien painamisen erillisluetteloina kohtuullisin kustannuksin. Tuoteluettelon teko muuttuu suuresta voimainponnistuksesta erääksi markkinointiviestinnän työkaluksi.